Vous rêvez d’organiser votre événement en plein air? Excellente idée!
Vous êtes au bon endroit. Je m’appelle Johan D, et depuis plus de 20 ans, j’aide les gens à créer des moments inoubliables sous le soleil (ou parfois les étoiles). Mariages, lancements de produits, pose de la première pierre… j’en ai vu de toutes les couleurs! Mais passion ? Les événements en extérieur.
Aujourd’hui, on aborde le sujet comment choisir le lieu parfait pour votre événement en plein air. Parce que, soyons honnêtes, un cadre magnifique peut faire toute la différence. Et croyez-moi, il vaut mieux bien choisir dès le départ pour éviter les mauvaises surprises.
Crédit Photo: 10×15 Riviera
Pour un mariage en plein air, le choix du domaine est primordial. Fini la salle de réception fermée, imaginez-vous dans un magnifique château entouré de jardins luxuriants, où vos invités peuvent se promener et profiter du cadre enchanteur. Une telle ambiance invite à une réception inoubliable, où chaque détail compte.
Vous êtes prêt ? Accrochez-vous, on part à la chasse aux plus beaux lieux extérieurs!
Avant de réserver votre lieu coup de cœur, il y a quelques détails à ne surtout pas négliger. De la météo à la logistique en passant par l’accessibilité, chaque élément compte pour faire de votre événement en plein air un vrai succès. Allez, on vous guide étape par étape pour éviter les faux pas !
1. L’accès et la logistique: Ne laissez rien au hasard!
Organiser un événement en plein air, c’est magique… mais pas sans quelques précautions. Commençons par les bases : l’accès au lieu et la logistique. Voici les éléments à ne pas négliger.
Parking et espace
Avant de rêver à votre magnifique réception, vérifiez que le lieu peut accueillir confortablement tous vos invités. Prévoyez environ 1 à 1,5 m² par personne pour une configuration assise, et 0,5 à 1 m² pour une configuration debout. N’oubliez pas le parking ! Si vos invités doivent garer leur voiture à 2 km, ils risquent de commencer la fête du mauvais pied.
Crédit Photo: Jumei Tent
Lieu public: attention aux autorisations
Si vous optez pour un lieu public, assurez-vous d’obtenir toutes les autorisations nécessaires (comme l’arrêté préfectoral). Ça peut sembler un détail, mais sans ça, votre événement risque de se terminer plus vite que prévu… et pas pour les bonnes raisons.
Hébergement à proximité
Vérifiez aussi que vos invités puissent dormir sur place ou à proximité. Rien de pire qu’une belle fête gâchée par une longue route à faire en fin de soirée. Si possible, optez pour un lieu qui offre des solutions d’hébergement sur place.
Si votre lieu idéal n’a pas assez de chambre, une vraie bonne idée: héberger ses invités sous tente (notre article sur le sujet ici).
Choisir la bonne période
Un événement en basse ou demi-saison peut être une excellente idée. Non seulement vous économisez sur le coût de la location, mais ces économies pourront être réinvesties dans la location de tentes ou de chauffages, surtout si le temps est capricieux.
Plan A: Préparez tout dès le départ
Oubliez le « plan B » en cas de pluie. En extérieur, votre plan A doit inclure tentes et chapiteaux dès le départ. Certaines entreprises vous proposent des remises si la tente n’est finalement pas utilisée, mais attention : ces offres sont rares et la décision doit souvent être prise 10 jours avant l’événement. Et soyons réalistes : à 10 jours, qui peut prédire la météo avec certitude ?
En tant qu’organisateur chevronné, je ne comprends même pas pourquoi certains loueurs proposent ce genre d’arrangements. C’est souvent chaotique à gérer pour eux et stressant pour vous.
Crédit Photo: Stunning Tents
2. L’eau et l’électricité: Le carburant de votre événement!
Un lieu sans eau ni électricité ? C’est un peu comme une fête sans musique… tout simplement impossible ! Alors, avant de valider votre espace de réception, vérifiez bien ces éléments essentiels.
Proximité des points d’eau et d’électricité
L’idéal est de choisir un lieu proche d’un point d’eau et disposant d’une source d’électricité fiable. Cela facilitera grandement l’installation de vos infrastructures. Et si vous prévoyez une ambiance lumineuse féérique ou une sono digne d’un festival avec des basses façon Bob Sinclar, assurez-vous que l’alimentation électrique est suffisante ! Rien de pire qu’une coupure de courant en plein milieu d’un set.
Générateurs: la solution pratique
Pas d’inquiétude si le site est un peu « hors réseau ». La location de générateurs est une option courante et abordable. Il suffit juste de veiller à ce que le terrain soit accessible… à moins que vous ne prévoyez de livrer tout ça par hélicoptère! (Pas forcément conseillé pour le budget, mais qui sait ?)
Options écolo: pourquoi pas du solaire?
Si vous souhaitez un événement plus respectueux de l’environnement, il existe des options de batteries solaires. Certes, ce n’est pas encore la norme, mais c’est une idée innovante qui peut ajouter une touche « green » à votre réception.
Crédit Photo: Technobio
L’eau : un must-have!
Enfin, pour l’eau, sachez qu’il est possible de louer des citernes. Ce service est un peu plus rare, mais indispensable si vous êtes loin de tout point d’eau. Que ce soit pour les toilettes, la cuisine, ou pour hydrater vos invités (champagne ou eau, à vous de voir), ne négligez jamais cet aspect logistique!
Crédit Photo: Event Water Supplies
3. Toilettes : Pensez confort, pensez écoresponsable!
Parlons d’un sujet qui ne fait peut-être pas rêver, mais qui est crucial : les toilettes. Et non, je n’ai pas de passion cachée pour les sanitaires, mais croyez-moi, c’est un point sur lequel vous pouvez facilement faire la différence et, pourquoi pas, opter pour une solution plus écoresponsable!
Toilettes sèches : une option écologique qui mérite réflexion
Je sais, je sais… 90 % des gens à qui je parle de toilettes sèches sont réticents au début. Mais laissez-moi vous dire, c’est une solution de plus en plus prisée dans les événements en plein air. Non seulement elle est écologique, mais elle peut aussi ajouter une touche innovante et engagée à votre réception. Alors pourquoi ne pas envisager cette option?
Crédit Photo: Tcheen
Toilettes classiques : pour les plus sceptiques
Si malgré tout, l’idée de toilettes sèches ne passe pas, pas de panique ! Vous pouvez toujours opter pour ces fameuses remorques sanitaires, disponibles en versions plus ou moins luxueuses. Elles offrent confort et praticité pour vos invités, et peuvent s’intégrer facilement à l’ambiance de votre événement.
Toilettes pour les prestataires : ne les oubliez pas!
Si votre événement nécessite plusieurs jours d’installation ou de montage, n’oubliez pas d’installer des toilettes de chantier pour les prestataires qui travailleront sur place. Un petit détail qui fait toute la différence en termes de confort pour ceux qui s’occupent de rendre votre événement parfait !
4. Le traiteur : Assurez-vous qu’il ait tout ce qu’il faut pour régaler vos invités!
Votre traiteur est l’une des clés de la réussite de votre événement. Parce que, soyons honnêtes, un bon repas reste souvent le meilleur souvenir d’une belle journée. Mais avant de vous laisser tenter par son délicieux menu, assurez-vous que toutes les conditions sont réunies pour qu’il puisse faire son travail sans accroc.
Pagodes et espace de travail
La plupart des traiteurs demandent un espace dédié, souvent sous forme de pagodes, pour préparer et stocker les repas. Cela semble basique, mais assurez-vous d’en discuter bien en amont ! Certains traiteurs exigent également un plancher nivelé, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires, surtout si vous n’aviez pas anticipé ce besoin. Pensez à vérifier ces détails pour éviter les surprises de dernière minute.
L’éclairage de l’office traiteur
Vous avez prévu une superbe ambiance lumineuse pour vos invités ? Génial ! Mais n’oubliez pas que votre traiteur aussi a besoin de bonne visibilité pour travailler. Prévoyez un éclairage adéquat dans l’espace où il officiera, surtout si l’événement se prolonge jusqu’au soir.
5. Le sol : Ne laissez pas vos invités vaciller!
Ah, le sol ! Trop souvent négligé, mais pourtant essentiel pour le confort de vos invités. Faut-il un plancher ? Le terrain est-il suffisamment plat ? Ne vous inquiétez pas, voici quelques astuces pour bien choisir.
L’astuce de la chaise : testez la pente
Une pente légère, c’est gérable, mais comment savoir si elle est trop prononcée ? Simple : lors de la visite du lieu, emmenez une chaise! Asseyez-vous dans différentes directions. Si vous êtes à l’aise pour manger sans avoir l’impression de glisser… alors c’est parfait ! Sinon, vous devrez probablement envisager un plancher nivelé.
Planchers sur mesure : la solution aux terrains accidentés
Si la pente est trop importante, un plancher sur semelles métalliques peut rattraper des dénivelés allant jusqu’à 50 cm. C’est une solution courante et efficace pour assurer une stabilité parfaite, même sur des terrains accidentés. Un must si vous voulez éviter les invités « penchés » pendant tout le repas.
Talons aiguilles et gazon : l’astuce anglaise
Pas de plancher, mais vous craignez que vos invités en talons aiguilles s’enfoncent dans la pelouse ? Pas de panique, il existe une alternative pratique et stylée : les rouleaux de natte de 2 mètres de large. Très populaires en Angleterre, ces nattes commencent à être disponibles chez les loueurs de tente en France. Idéal pour créer des chemins ou couvrir des surfaces, elles évitent les accidents de talon dans le gazon. Ajoutez une piste de danse en bois et vous avez un sol prêt à accueillir vos invités pour danser jusqu’au bout de la nuit!
Crédit Photo: Kata Mat
En résumé, chaque détail compte pour transformer votre événement en plein air en une expérience inoubliable. Que ce soit le choix du lieu, la logistique, ou même des solutions innovantes comme des toilettes écoresponsables, une bonne préparation est essentielle. Le plein air offre des possibilités infinies, mais il requiert également une attention particulière pour éviter les imprévus.
En France notamment, le jardin peut devenir le lieu idéal pour une cérémonie romantique. Un chemin de fleurs menant à l’autel ou à la scène peut ajouter une touche magique à votre mariage. En outre, un domaine avec des espaces extérieurs variés vous permet d’organiser différentes activités tout au long de la journée, que ce soit un cocktail en plein air ou une danse sous les étoiles.
N’hésitez pas à me contacter pour bénéficier de conseils personnalisés et profiter de mon expertise. Ensemble, faisons de votre vision une réalité extraordinaire sous le soleil… ou les étoiles !
Johan D
Johan D
Passionné par l’art de recevoir et l’atmosphère des belles réceptions. Je vous partage, avec un brin d’humour et un œil affûté, des conseils pratiques et astuces pour sublimer vos célébrations sans faux-pas.
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